Il controllo (audit) aiuta il manager a comprendere in che misura le attività della propria unità organizzativa, assegnate ai collaboratori, siano in linea con gli obiettivi strategici scelti dall’impresa e quali siano le eventuali attività correttive necessarie, per perseguire gli obiettivi dei quali è responsabile e valorizzare al meglio le professionalità dei propri collaboratori.
Il problema: l’efficienza del controllo degli obiettivi/attività gestionali in funzione del loro rischio d’impresa
Nelle imprese l’incertezza è gestita attraverso i sistemi di programmazione e controllo (il Budgeting) e di valutazione delle prestazioni (la Direzione per Obiettivi) applicati nella relazione tra superiore e subordinato (o tra controllore e controllato).
La definizione degli obiettivi/attività (le cose da fare) e i momenti del controllo (l’analisi degli scostamenti) sono ben presidiati: formalizzati ed espressi in parametri qualitativi, di quantità fisico-tecniche, a valori economici.
Nel processo del controllo risulta problematico:
- il monitoraggio (continuo) durante il periodo di tempo che intercorre tra l’assegnazione delle attività e il momento formale del controllo (necessario per ridurre gli eventuali comportamenti opportunistici e anticipare gli eventuali interventi correttivi);
- la transparenza sulle modalità di controllo tra il resposnabile dell’unità organizzativa (il controllore e) e i propri collaboratori ( i controllati) necessaria per fugare dubbi su eventuali asimmetrie di trattamento.
Il rapporto tra superiore e subordinato (o tra controllore e controllato) è gestito con gli strumenti di comunicazione tradizionali, l’e-mail e il telefono, nella generalità delle imprese.
Il responsabile dell’unità organizzativa (il controllore), durante l’attività di monitoraggio delle attività/obiettivi, affronta quattro ordini di problemi:
- la frammentazione e la miscela delle informazioni rendono la definizione dello stato delle singole attività molto onerosa e altamente inefficiente (spesso nelle email, così come negli appunti presi durante le interviste telefoniche, sono contenute informazioni che riguardano diverse attività);
- l’assenza della tracciabilità storica delle azioni svolte durante il completamento delle attività che non garantisce l’equità in caso di contestazioni;
- la limitata ricchezza delle informazioni scambiate (quantità di dati trasmessi, loro personalizzazione, qualità delle interazioni) a causa dei media tradizionalmente impiegati;
- il notevole dispendio di tempo del responsabile dell’unità organizzativa per la mancata garanzia di disponibilità del collaboratore o dei documenti necessari che solo lui possiede nel momento necessario;
SHARED KONTROL®: la funzionalità “CONTROLLA”
La funzionalità “CONTROLLA” rende il processo di controllo del resposnabile dell’unità organizzativa agevole e trasparente, aumentadone l’efficienza, l’accettazione e l’equità da parte di tutti i propri collabotari.
SHARED KONTROL® aumenta la qualità e l’efficienza del controllo poiché:
- permette al responsabile delll’unità organizzativa (o del controllo) di essere costantemente aggiornato (in tempo reale) sullo stato di avanzamento delle attività di controllo in corso nelle varie unità dell’impresa (consentendo una migliore programmazione delle attività);
- garantisce la disponibilità delle informazioni sia al controllore sia al controllato, aumentando l’efficienza dell’attività di verifica;
- riduce i tempi di rielaborazione delle informazioni reperite sul campo durante l’attività di controllo poiché raccolte tutte direttamente da tablet (commenti e fotografie, altrimenti reperite con strumenti diversi che necessitano di rielaborazione finale);
- assicura la tracciabilità di tutte le informazioni scambiate tra controllore e controllato, l’oggettiva ricostruzione dei fatti e l’equità di giudizio in caso di contestazioni tra controllore e controllato;
- limita drasticamente i tempi di elaborazione del rapporto di controllo e di assegnazione delle attività di milgioramento (ad esempio nell’audit), consentendo al controllore di concentrarsi sulla formulazione del giudizio e sulla definizione delle azioni di miglioramento necessarie (le informazioni sono già disponibili e predisposte);
- garantisce trasparenza sulla modalità di controllo, rafforzando la fiducia e la cooperazione tra controllore e controllato;
- consente di creare e aggiornare (in tempo reale) la mappa dei rischi associati a ciascuna unità organizzativa e di aggregarli per tipologie omogenee per supportare la decisione sui miglioramenti da apportare.