Perseguire l’alta affidabilità organizzativa, ossia la capacità di anticipare i rischi di impresa di qualsiasi natura (commerciali, produttivi, di qualità, di sicurezza del lavoro e dell’ambiente).
Per i responsabili dei propri collaboratori, a tutti i livelli gerarchici della struttura, conseguire l’affidabilità della unità organizzativa affidata non è un obiettivo semplice: definire e assegnare le attività, oltre che controllarle in modo partecipato, è un processo complesso che richiede un metodo di lavoro rigoroso e originale.
Cos’è SHARED KONTROL®
System Logik ha concepito e realizzato SHARED KONTROL®, un metodo pensato per i manager responsabili di unità organizzative (dalla Divisione, alla Funzione aziendale, all’ufficio e al reparto) che migliora la presa di decisione (perché scelta in funzione dei rischi) e il controllo della sua realizzazione (perché partecipato con i propri collaboratori) e, di conseguenza, aumenta l’efficienza aziendale.
SHARED KONTROL® si compone di due elementi:
la metodologia (i contenuti)
l’infrastruttura abilitante (la tecnologia)
I 4 principi ispiratori
I 4 principi ispiratori e sottostanti SHARED KONTROL® sono i modelli sperimentati nella realtà delle imprese e nel lavoro dei manager di tutto il mondo:
- il sistema organizzativo progettato in base al criterio dell’Alta Affidabilità (High Reliability Organization – HRO), che è il modo di lavorare e di decidere di tutti i ruoli aziendali, sviluppato per prevenire con successo i rischi della massima imprevedibilità e dalle conseguenze economiche più negative;
- la presa di decisone basata sul rischio d’impresa (Risk-Based Decision Making – RBDM), che consente al decisore di organizzare e decidere le proprie attività, da quelle strategiche a quelle operative, secondo la priorità definita dal grado di rischio collegato, garantendo la corretta flessibilità organizzativa e aumentando l’efficienza del proprio ruolo, dell’unità organizzativa e dell’intera impresa (possibile grazie alla tecnologia abilitante sviluppata);
- il lavoro organizzato per attività e per processi (Activity-Based Management – ABM), che elimina i costi di coordinamento, che non creano valore, e aumenta la qualità delle decisioni e la flessibilità organizzativa;
- la gestione delle attività tramite il controllo partecipato (Goal Setting Theory – GST), che aumenta la motivazione individuale e riduce i costi del controllo organizzativo grazie alla continua condivisione, tra controllore e controllato, della definizione degli obiettivi e del controllo partecipato della loro realizzazione (possibile grazie alla tecnologia abilitante sviluppata).
Il modello SHARED KONTROL®
La metodologia SHARED KONTROL® riproduce il processo decisorio manageriale: è incentrata su 3 momenti connessi in sequenza tra loro:
1. L’indagine
Consta dell’analisi organizzativa della gestione aziendale in funzione degli eventi aleatori, inattesi e del livello di rischio a essi collegato sia in termini oggettivi, sia a livello di percezione delle persone attraverso la somministrazione del questionario che misura il loro giudizio sul grado di affidabilità aziendale.
2. La decisione (e la verifica)
E’ costituita dall’assegnazione da parte del responsabile di unità organizzativa delle attività ai propri collaboratori, in funzione del rischio gestionale che esse presentano, grazie all’algoritmo proprietario (frutto dell’attività di ricerca). L’indice di rischio (Risk Priority Number RPN) determina la priorità delle attività sulle quali il collaboratore deve agire, garantendo la coerenza decisoria.
La graduatoria è dinamica ed è determinata in tempo reale: ogni qualvolta cambiano i valori delle conseguenze economiche (per la dinamica gestionale in itinere o per la volontà del decisore) SHARED KONTROL® ricalcola l’indice di rischio e determina la nuova graduatoria aggiornata.
Grazie all’infrastruttura (la pagina web centralizzata) il responsabile è in grado di conoscere in qualsiasi momento qual è lo stato dell’attività del collaboratore, di annotare le eventuali osservazioni, di ridefinire le priorità delle attività a causa di eventuali cambiamenti. Il collaboratore, oltre ad aggiornare lo stato di realizzazione delle proprie attività, può specificare il tipo di contributi richiesti al responsabile/superiore.
SHARED KONTROL® registra storicamente tutte le interazioni interpersonali e le rende disponibili. La tracciabilità organizzativa rende il controllo (sia interno, ad esempio ai fini del D.Lgs. n. 231, sia esterno, ad esempio nelle relazioni con il fornitori e i clienti) puntuale ed efficiente.
3. Il controllo
E’ costituita da: la definizione dei modelli di controllo (definiti ad hoc per ogni tipologia di controllo) e contenenti i punti di controllo desiderati e specifici per l’unità organizzativa controllata; la valutazione dei punti di controllo (condivisa in tempo reale); la gestione del processo di approvazione; la creazione del piano di miglioramento.
La creazione del piano di miglioramento integra le attività originate dall’attività di controllo con una priorità coerente (calcolata con il medesimo algoritmo) con quella dell’unità organizzativa controllata, evitando conflitti di priorità e incoerenze decisorie.
SHARED KONTROL® e l’aumento di efficienza
SHARED KONTROL® aumenta l’efficienza grazie a 3 risultati derivanti dalla sua applicazione:
- l’aumento della qualità decisoria associata a:
- la separazione tra il momento decisorio e i momenti esecutivo e del controllo garantendo al decisore il presidio efficiente del processo;
- l’inclusione, nella scelta, dei rischi d’impresa correlati a ciascuna attività (non solamente a quelle del top management);
- l’aumento dell’efficacia comunicativa derivante dalla condivisione delle informazioni e dalla comunicazione scritta e tracciabile tra gli attori coinvolti.
- l’aumento delle qualità lavorativa associata a:
- la riduzione dei costi di coordinamento e comunicazione tra controllore e controllati per l’utilizzo di un unico mezzo di comunicazione dedicato;
- la diminuzione dei conflitti derivante dalla chiarezza e dall’aumento dell’efficacia della comunicazione interpersonale;
- la riduzione dei comportamenti opportunistici e il rinforzo dei comportamenti attesi dai controllati grazie alla tracciabilità delle comunicazioni intercorse.
- la riduzione dei costi di analisi, pianificazione e controllo dei processi organizzativi derivanti dal privilegiare l’attività come unità centrale di lavoro e della sua progettazione, in quanto:
- è l’elemento più stabile delle situazioni di lavoro aziendali (rispetto ai processi e alle unità organizzative);
- si esprime in termini semplici (non specialistici) scelti dal controllore e dai controllati e quindi è comprensibile a tutti gli attori organizzativi;
- traduce operativamente le strategie organizzative e decisorie in “chi deve fare che cosa, come e quando” e quindi facilita il controllo e l’adattamento ai cambiamenti organizzativi.
I vantaggi di SHARED KONTROL®
I vantaggi di SHARED KONTROL® per chi deve decidere circa le attività dei propri collaboratori e della propria unità organizzativa:
- consente, a chi ha responsabilità manageriali e a chi esegue le attività, di decidere in funzione dei rischi collegati, evitando di concentrare gli sforzi su obiettivi e attività di minore rilevanza economica;
- integra le attività e le responsabilità individuali di ruolo con quelle collettive del gruppo di lavoro e dell’unità di appartenenza, garantendo la coerenza degli obiettivi dell’unità organizzativa presidiata;
- assicura la rapida e continua condivisione delle informazioni necessarie per la presa delle decisioni in funzione dei rischi tra gli attori organizzativi coinvolti (chi ha la responsabilità del controllo e chi vi è sottoposto);
- rende chiara la comprensione del lavoro da svolgere (“chi deve fare che cosa, come, in quanto tempo e con quale priorità”) e agevole la determinazione dei costi e dei tempi della singola attività e, attraverso l’aggregazione “bottom up”, il costo del processo nel quale è inclusa;
- attua in modo veloce e semplice l’adattamento ai cambiamenti e ai nuovi assetti organizzativi (senza costi di riconfigurazione informatica), garantendo continuità nello svolgimento e nel controllo delle attività lavorative.
Processi tipici di applicazione di SHARED KONTROL®
SHARED KONTROL® è ampiamente applicabile in tutte le unità organizzative dell’impresa, grazie ai due criteri con i quali è progettato: la scalabilità e l’estendibilità.
Grazie alla scalabilità l’aumento delle persone coinvolte nell’applicazione di SHARED KONTROL® (ad esempio dallo stabilimento all’intera impresa) non determina costi ulteriori di adattamento o riprogettazione, mentre variano solo i costi dell’infrastruttura (capacità di memoria e velocità di elaborazione) in modo molto contenuto (men che proporzionali).
L’estendibilità consente di applicare SHARED KONTROL® a tutti i processi tipici di impresa che si basano sulla definizione di piani e sul loro controllo, come ad esempio:
- controllo interno (auditing) tra il servizio Audit e le unità sottoposte al controllo;
- gestione della rete vendita tra la Direzione Rete e i punti di vendita;
- manutenzione programmata tra il servizio Manutenzione e le eventuali imprese appaltatrici e tra il Servizio Manutenzione e quello della Produzione;
- programmazione della produzione tra la Direzione e i responsabili di reparto o di stabilimento;
- direzione per obiettivi o di budgeting tra il superiore e i subordinati in tutta la struttura dell’impresa;
- gestione delle relazioni con i fornitori da parte del servizio Acquisti;
- gestione del piano di sicurezza da parte del Servizio di Prevenzione e Protezione.